A kapcsolattartásra a Magyarorszag.hu portálon elérhető Személyre Szabható Ügyintézési Felület (SZÜF) szolgál, ügyfélkapus azonosítás mellett.

A digitális korszakváltással valamennyi szerv és szervezet számára teljes egészében, a teljes eljárási folyamatban elektronikus úton intézhetővé váltak a Polgármesteri Hivatalt (a továbbiakban: Hivatal) érintő ügyek. Minden olyan ügyet elektronikusan lehet intézni, amelynél jogszabály nem írja elő a személyes megjelenést. A hivatali ügyek jelentős többsége ezáltal elektronikus úton is kezdeményezhető, ugyanakkor például a házasságkötéshez továbbra is személyesen kell megjelenni.

A Hivatalban több hatósági szakterület biztosított eddig is elektronikus ügyintézési lehetőséget számos ügykörben, amelyek elektronikus felületei továbbra is megmaradnak. Az adóosztályon a bevallások, adatszolgáltatások, folyószámla egyenleg lekérdező, az építésügyi osztályon az építési engedélyezési, bejelentési eljárások kérelmei, tervfeltöltés, a közterület-felügyeletnél a felügyelet munkatársai által észlelt és rögzített szabálysértési, szabályszegési ügyek adatairól, állásáról lehet tájékozódni elektronikusan. A Hivatal lehetővé tette közigazgatási ügyekben a keresetlevél elektronikus benyújtását is, a szükséges űrlapok publikálásával egyetemben.

A nem magánszemélyként eljáró ügyfelek (gazdálkodó szervezetek, egyéni vállalkozók és az elektronikus kapcsolattartásra kötelezett, adóköteles tevékenységet végző természetes személyek) elektronikus úton kötelesek ügyeiket a Hivatalnál intézni.

Kapcsolattartásra egyéni vállalkozók és természetes személyek esetében az Ügyfélkapu szolgál, amelyhez biztonságos kézbesítési szolgáltatásként ingyenesen jár elektronikus tárhely. Az ügyfelek a Hivatallal való elektronikus kapcsolattartáshoz, dokumentum beküldéséhez és részükre szóló hivatalos dokumentum letöltéséhez használhatják tárhelyüket.

Ahhoz, hogy a magánszemély ügyfél használni tudja az Ügyfélkaput, létre kell hoznia személyes ügyfélkapus azonosítóját. A személyes ügyfélkapus azonosító létrehozása egy regisztrációs eljárás, amelyet az ügyfél kezdeményezhet bármelyik okmányirodában, kormányhivatali ügyfélszolgálati irodában, vagy elektronikusan, 2016. január 1-jét követően kiállított érvényes személyazonosító igazolvány birtokában a következő felületen: ugyfelkapu.gov.hu/regisztracio/regEszemelyi

Egyéni vállalkozók saját cégkaput nem használhatnak, azt egyéni vállalkozásukhoz tartozóan nem nyithatnak. Az egyéni vállalkozó hivatalos elérhetősége a Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartás tárhelye (KÜNY).

A gazdálkodó szervezetek a cégkaput használhatják elektronikus kapcsolattartáshoz, dokumentum beküldéséhez és a részükre szóló hivatalos dokumentum letöltéséhez. A cégkapura minden arra jogosult ügyfélnek a tavalyi évben már regisztrálnia kellett.

Az elektronikus ügyintézésre való átállás egy evolúciós folyamat, amelynek a hivatal és az ügyfeleink egyaránt részesei. Hivatalunk az elektronikus kapcsolattartás során intézhető ügyekhez honlapunkon keresztül biztosítja a szükséges dokumentumok letöltését, elküldését: egyes adó-és peres ügyekben ÁNYK sablon, más ügyekben E-Papír beadvány formájában.

Az átállás megkönnyítése érdekében a központilag biztosított rendszer fejlesztői azokra is gondoltak, akiknek kevesebb rutinjuk van informatikai téren. Az E-papír szolgáltatás formailag kötetlen kérelmek és beadványok benyújtására használható, amely ingyenes, hitelesített üzenetküldő szolgáltatásként működik. Ezen a felületen mellékletként csatolhatók a hivatal által a honlapunkon már korábban publikált, kitöltött és előre lementett formanyomtatványok is. Az E-papír (https://epapir.gov.hu/) egy könnyen használható alkalmazás, amely egyszerűsíti az ügyintézést, gyakorlatilag egy biztonságos e-mail szolgáltatásra hasonlít, amely segítségével az állampolgárok biztosak lehetnek abban, hogy a beadványuk célt ért, ugyanakkor az ügy elintézéséhez szükséges iratokat hitelesítve is csatolhatják a levelükhöz. Az üzenetek sikeres elküldéséről a rendszer igazolást küld a személyes Ügyfélkapuhoz tartozó postafiókba, amely megfeleltethető annak, mintha a hagyományos, papír alapú ügyintézés során tértivevénnyel adnánk postára a dokumentumokat.

Az elektronikus ügyintézésről részletes tájékoztatót a varoshaza.nyiregyhaza.hu weboldalon olvashatnak.